تقرر هيئة التحكيم قفل باب المرافعة وحجز الدعوى التحكيمية للحكم، بعد انتهاء الأطراف من تبادل المذكرات والمستندات وبعد سماع الهيئة للمرافعات الشفهية. ولا تقوم هيئة التحكيم بهذا الإجراء، إلا بعد أن تكون قد منحت كل طرف وعلى قدم المساواة الفرصة الكاملة لإبداء دفاعه و تقديم مستنداته، وأتاحت لكل منهما الفرصة لتقديم ردوده على ما أثاره الطرف الآخر.
وعادة قبل قفل باب المرافعة وحجز القضية للحكم، تستفسر هيئة التحكيم الأطراف عما إذا تبقى لديهم من الأدلة يودان تقديمها ... فإذا كان الجواب هو النفي تحجز القضية للحكم، وقد جاء في قواعد مركز تحكيم القاهرة الإقليمي أن هيئة التحكيم أن تستفسر من الأطراف عما إذا كان لديهم أدلة أخرى لتقديمها أو شهود آخرون لسماعهم أو أقوال أخرى للإدلاء بها، فإذا كان الجواب بالنفي يكون هيئة التحكيم قفل باب المرافعة.
في مصر قضت محكمة استئناف القاهرة بأنه لا يلزم إصدار قرار صريح بقفل باب المرافعة أو يتحديد ميعاد للنطق بالحكم، ويمكن لهيئة التحكيم إصدار حكمها دون هذا القرار، ما دام الحكم قد صدر بعد أن فرغ الطرفان من إبداء دفاعهما الختامي، ولم يثبت أن هناك أوجه دفاع أو طلبات كان لأي طرف حق في تقديمها قبل إصدار الحكم ولم تقدم. وعلى العكس في اليمن، حيث قضت المحكمة العليا بأن إصدار الحكم في جلسة لم تكن مسبوقة بإقفال باب المرافعة وحجز القضية للحكم يهدر حق الدفاع ويوجب نقض الحكم. وقد استندت المحكمة العليا في حكمها هذا على المادة (۲۲۰) من قانون المرافعات التي تنص بأنه " يجب على المحكمة عند حجز القضية للحكم أن تحدد موعداً للنطق به ".
ومتى قررت هيئة التحكيم صراحة أو ضمناً تحديد موعد إصدار حكم التحكيم، فإن الموعد الذي تحدده الهيئة للنطق بالحكم يفترض أن يكون معقولاً، مثلاً بعد شهر أو شهرين على أبعد تقدير من تاريخ قفل باب المرافعة ... وهي مدة تكفي الهيئة لدراسة القضية كاملة والمداولة وإعداد الحكم. " متى انتهت المحاكمة أو كانت الخصومة صالحة للفصل فيها وجب على المحكمة إصدار الحكم فيها دون تأخير ...". ويجوز هيئة التحكيم عندما تقرر حجز القضية للحكم أن تمنح الأطراف آجلاً محدداً لتقديم مذكرات أو مستندات محددة... وفي هذه الحالة لا يقفل باب المرافعة إلا بانقضاء هذا الأجل. ويشترط لتقديم هذه المذكرات والمستندات هو أن تكون الهيئة قد صرحت بها وأطلع الخصم عليها، ولا يكتفا في ذلك إعلان الخصم بفحواها ما دام لم يُثبت إطلاعه عليها. و يبقى تقدير مدى الجد في المذكرات والمستندات المقدمة من سلطة هيئة التحكيم وحدها.
إعادة فتح باب المرافعة .
يجوز لهيئة التحكيم بعد اختتام جلسات التحكيم أن تقرر (من تلقاء نفسها أو بناء على طلب أحد الطرفين) إعادة فتح باب المرافعة قبل صدور حكم التحكيم. إذا رأت ضرورة لذلك نظراً لوجود ظروف استثنائية.
وإعادة فتح باب المرافعة هو حق لهيئة التحكيم سواء من تلقاء نفسها لتتبين بعض أمور غامضة تحتاج إلى جلائها، أو بناء على طلب طرفي النزاع أو أحدهما لتحقيق أمور متعلقة بالدعوى ورأت الهيئة أن في إجابة هذا الطلب ما يحقق العدالة. ولكن وفي كل الأحوال وكما هو عليه الحال بالنسبة للخصومة أمام قضاء الدولة، لا يجوز لهيئة التحكيم أن تقرر إعادة فتح باب المرافعة إلا لأسباب جدية مثل حدوث واقعة جدية لها تأثير على القضية والفصل فيها أو ظهور واقعة جديدة لم تكن معلومة قبل قفل باب المرافعة ولها تأثير على مسار القضية.
