ومتى قرر المحكم عقد جلسات تحكيم، فإنه يتوجب عليه، كمبدأ عام، عقد محضر بهذه الجلسات يدون فيه البيانات الخاصة بها.
وجرى العمل في التحكيم على أن تشمل هذه البيانات، تاريخ ومكان عقد الجلسة والحضور من الأطراف وهيئة التحكيم وغيرهم مثل الخبراء والشهود ، وما تم في الجلسة من أقوال وقرارات وما تم تقديمه فيها من مستندات ومذكرات. وليس بالضرورة تدوين كل ما ذكر في الجلسة من أقوال، وإنما يكفي تدوين خلاصة هذه الأقوال وخاصة المهم منها والتي لها أثر في القضية عند إصدار الحكم.
ويمكن للأطراف الاتفاق مع هيئة التحكيم على عدم تدوين الأقوال في المحضر، والاكتفاء بتسجيل صوتي لهذه الأقوال، على أن تفرغ فيما بعد خطياً ويتم توزيعها على الأطراف. وإذا كان لأحد منهم اعتراض على أي مسألة مما تم إفراغه وتدوينه خطياً، عليه أن يشعر هيئة التحكيم بذلك، خلال وقت معقول من استلامه للتسجيل المدون، وإلا فقد حق الاعتراض. كما يمكن لهم الاتفاق على عدم تدوين محاضر الجلسة أثناء انعقادها، وإنما تلخيص ما ورد فيها بعد انتهائها، وهذا جائز .
والمحضر هو مرآة التحكيم، ويعكس مجرياته وبالتالي، فإن وجوده ضروري ما دام هناك جلسة أو جلسات تحكيم. ولكن يحدث في كثير من الأحيان أن تعقد جلسة تحكيم، وخاصة الجلسة الأولى، بهدف التعارف والتداول بشأن القضية بوجه عام، دون أن يكون القصد منها البدء فعلياً ورسمياً بالعمل التحكيمي، وتنفض الجلسة دون محضر. ويمكن في هذه الحالة الإشارة لهذه الجلسة في محضر الجلسات اللاحقة، أو يمكن حتى إغفالها نهائياً ما دام لم يكن لها أثر في العملية التحكيمية، وكل هذا جائز في التحكيم. وما يقال
عن جلسة التعارف هذه، يمكن أن يقال عن أي جلسة أخرى من هذا القبيل.
وعادة ما يتم توقيع محضر الجلسة من المحكمين وأطراف النزاع ولكن يمكن الاتفاق على الاكتفاء بتوقيع رئيس هيئة التحكيم عليه. وما لم يكن هناك إتفاق مخالف، فإن توقيع الأطراف، بشكل خاص، على المحضر ليس ضرورياً ، ويعتبر حجة عليهم حتى لو لم يتم توقيعهم عليه . وكما ذهب الاجتهاد القضائي، فإن محضر التحكيم هو مستند رسمي لا يجوز الطعن به إلا بالتزوير .
