في الواقع العملي توفر مراكز التحكيم - متي كان التحكيم مؤسسي أو تحكيم حر يجري داخل مؤسسة تحكيمية - بعض الموظفين للمساعدة في القيام بمهام الكتبة والسكرتارية، وعلي هذا يجوز لأطراف الدعوي التحكيمية الاستعانه بسكرتير أو أكثر للقيام بما عسي أن يكلفهم به هيئة التحكيم من أعمال إدارية تتعلق بخصومة التحكيم ومن ذلك نسخ محاضر الجلسات وحفظها وإرسال صورة منها الأطراف الدعوي التحكيمية وما إلى ذلك من أعمال إدارية، وقد يتولي الأطراف في ظل التحكيمات الفردية إختيار السكرتير الذي يتولي المهام الإدارية والتنظيمية ، وقد بفوض المحكم في ذلك، ويراعي في إختياره توافر شروط الحياد والإستقلال فضلا عن التأهيل والخبرة، فمهمة السكرتير قد تتعدي الدور الكتابي البحت.
تدوين محاضر الجلسات
الأصل أن المحكم لا يلتزم بتدوين الأدلة والإقرارات أثناء سير المرافعات ما لم يتفق الأطراف علي ذلك، إلا أن المتبع عملاً إجراء تسجيلات لكافة الإجتماعات وجلسات الإستماع، وهذا من شأنه مضاعفة ثقة الأطراف في الحكم، كما تبدو أهميته عند الرجوع إليه أثناء سير الإجراءات، أو بعد صدور الحكم إذا ما طعن عليه، وتعد هذه المسألة من أهم عناصر التنظيم الإجرائي الواجبة الحسم قبل بدء الإجراءات، ويتعين علي الأطراف دائما مطالبة المحكم بتسجيل المرافعات، وقد تتم الإستعانة بمساعدين لإجراء عملية إختزال توفيراً للوقت والصعوبات خاصة في المنازعات المعقدة.
وقد أحسن المشرع المصري عندما قرر في المادة "٣/٣٣" أن " تدون خلاصة وقائع كل جلسة تعقدها هيئة التحكيم في محضر تسلم صورة منه إلي كلا الطرفين ما لم يتفقا على غير ذلك". أي إعتبر أن تدوين محاضر الجلسات هو الأصل أخذا بالطابع القضائي للإجراءات ، وأتاح للأطراف الإتفاق على غير ذلك لاعتبارات يقدرونها.
