إن الوصول لمرحلة سماع دعوى التحكيم يعتبر خطوة متقدمة في سير إجراءات التحكيم، وهي الخطوة المناسبة لكل أطراف التحكيم لتقديم وعرض ما عندهم من دعاوى أو دفاع أو مطالبات جانبية. وعلى هيئة التحكيم (أو المحكم الفرد) إرسال دعوة حضور السماع للأطراف وذلك مع تحديد فترة زمنية معقولة ومناسبة تمكنهم من إعداد أنفسهم والتجهيز للظهور أمام هيئة التحكيم في الزمان وفي المكان المحددين. غالباً يكون المكان هو مقر مركز التحكيم كغرفة التجارة الدولية بباريس أو مركز تحكيم دول الخليج بالبحرين أو مركز لندن الدولي للتحكيم.... أو القاهرة أو الشارقة أو الخرطوم .... أو غيرهم.
وفي بعض الحالات ربما يتفق الأطراف مع هيئة التحكيم على مكان آخر مقبول الأطراف والهيئة ومعد لهذا الغرض ومناسب للتحكيم، ومن الأفضل الابتعاد عن وعدم اختيار موقع أحد أطراف الدعوى أو أعضاء هيئة التحكيم والابتعاد عن هذه الأماكن.
وننوه إلى أنه يجب على هيئة التحكيم التأكد من أن الجدول الزمني الذي تم الاتفاق عليه يقع داخل إطار الفترة الزمنية المحددة للتحكيم وإصدار القرار النهائي وفق النظام المعنى، ما لم يتم الاتفاق على التعديل لاحقا، وذلك حتى لا يتم الطعن بالنقض لتجاوز الفترة الزمنية المحددة وهي من أهم مسببات الطعن بنقض حكم التحكيم.
إن إعلان الأطراف للسماع أمر مهم ويجب أن يتم الإعلان وفق الطرق القانونية الإجرائية السليمة وإلا فانه سيفقد قيمته لأنه لا يجوز اتخاذ الإجراءات في مواجهة أي طرف لم يعلن إعلاناً صحيحاً ووفق الإجراءات القانونية السليمة.
يجب على هيئة التحكيم التأكد من أن كل طرف تم إعلانه إعلانا صحيحا خاصة إذا تبين أن أحد الأطراف غائباً عن الحضور، ووفق القانون فإن الإعلان الصحيح يمنح هيئة التحكيم الحق بالسير في الإجراءات وعدم تعطيلها؛ لأن الطرف الغائب على علم بها وعليه تحمل تبعات غيابه وكل النتائج المترتبة عن هذا الغياب، هذا ما لم يكن هناك عذرا مشروعا مقبولا ومسببا لهذا الغياب.
لوائح التحكيم الخاصة بالجمعية الأمريكية للتحكيم ونظام منظمة الوايبو وكذلك قانون إلى ونسيترال النموذجي ومركز تحكيم الخليج بالبحرين جميعها تشير إلى ضرورة أن يتم التأكد من أن الإعلان لحضور السماع تم صحيحا.
من المهم أن نذكر هنا أن غياب المحتكم ضده وبالرغم مما يلقيه هذا من ظلال على شخصيته وقضيته، إلا أن هذا لا يعني بالضرورة إصدار حكم غيابي لمجرد الغياب يتضمن استجابة لطلبات مقدم التحكيم.
على هيئة التحكيم عند اكتمال حضور الأطراف السماع الدعوى العمل على توضيح الإجراءات ووضع هيكلة لخطة عمل سير السماع حتى يكون كل الأطراف على بينة من البداية. نقول هذا لأن محامي الأطراف مثلا إذا كانوا من دول القانون العام (الانجليزي) ينظرون لإجراءات السماع بطريقة تكون مختلفة من نظرة محامي الأطراف من دول القانون المدني (الفرنسي)، أو أي نظام قانوني أخر، حيث هناك بعض الاختلافات في الإجراءات أمام المحاكم.
كقاعدة عامة لا يسمح لأي طرف ثالث أو شخص ليس له علاقة بالنزاع حضور السماع وذلك للحفاظ على السرية التي تعتبر من مميزات التحكيم، ومن يحضر نيابة عن الأطراف عليه تقديم ما يدل على ذلك وفق ما تطلبه هيئة التحكيم في بعض الحالات، يجب على المحامين تقديم مستند توكيل معتمد للظهور أمام الهيئة، وكل هذا بالطبع يعتمد على النظام القانوني المتبع والممارسات التي تختلف من مكان لآخر.
