اجراءات خصومة التحكيم / تبادل المذكرات والمستندات وأدلة الأثبات وأوجه الدفاع / الكتب / الوجيز في شرح نظام التحكيم في المملكة العربية السعودية / تقديم بيان الدعوى ومذكرة الدفاع
أول إجراءات التحكيم في الجلسة الأولى هو تبادل المذكرات بين المحتكم و المحتكم ضده
الفرع الأول: بيان الدعوى
هي المذكرة الكتابية التي يقدمها المحتكم إلى هيئة التحكيم وإلى المحتگم ضده خلال الميعاد المتفق عليه بين الطرفين، أو الذي تعينه هيئة التحكيم.
وقد حددت المادة الثلاثون من النظام العناصر التي يتكون منها بیان الدعوى؛ وهي:
1) بيانات المدعي (اسمه، عنوانه).
2) بیانات المدعى عليه اسمه، عنوانه).
3) شرح وقائع الدعوى؛ أي بيان الوقائع المنتجة في الدعوى.
4) تحديد طلباته، أي تحديد المسائل محل النزاع.
5 ) ذكر الأسانيد؛ وهي الأدلة والمستندات التي تدعم طلبات المحتكم.
6) أي أمر آخر يوجب اتفاق الطرفين ذكره في هذا البيان؛ كالإفصاح، وهو تقديم كل ما لدى المدعي من أدلة و مستندات ووثائق في بداية الدعوى؛ حتى يتمكن المدعى عليه من الرد عليها، وحتى لا يفاجئ المدعي هيئة التحكيم أو المدعى عليه في آخر الجلسات بأدلة جديدة في الدعوى.
إرسال بيان الدعوى: يرسل بيان الدعوى إلى المدعى عليه، وترسل نسخ مطابقة إلى كل عضو من أعضاء هيئة التحكيم
- جزاء عدم تقديم بيان الدعوي: حددت المادة الرابعة والثلاثون (فقرة 1) الجزاء المترتب على عدم قيام المدعي بتقديم بيان دعواه المكتوبة بدون عذر مقبول، وهو إنهاء التحكيم بقرار من هيئة التحكيم.
- حيث جرى نص المادة على أنه: "إذا لم يقدم المدعي - دون عذر مقبول - بیاناً مکتوباً بدعواه وفقاً للفقرة (1) من المادة الثلاثين من هذا النظام، وجب على هيئة التحكيم إنهاء إجراءات التحكيم، ما لم يتفق طرفا التحكيم على غير ذلك".
مع ملاحظة أن سلطة الهيئة في إنهاء التحكيم لا تكون من تلقاء نفسها، وإنما تكون بناء على دفع تقدم به المدعى عليه، كما تجدر ملاحظة أن القاعدة في تبادل المذكرات والمستندات هي: أن تصل إلى علم الهيئة وإلى علم الطرف الآخر، وينبغي على هيئة التحكيم أن تتأكد من ذلك حتى لا تعتبر محلة بحق المواجهة وحق الدفاع، وأن تشير في حكمها إلى أن المستندات والمذكرات والأدلة كانت محلا للتبادل والمناقشة الحضورية بين الأطراف.
وهذا مذكور في نص المادة الحادية والثلاثين التي تنص على أنه: "ترسل صورة مما يقدمه أحد الطرفين إلى هيئة التحكيم ... إلى الطرف الآخر .....
الفرع الثاني: مذكرة دفاع المحتكم ضده
تنص المادة الثلاثون فقرة (2) على أن: "رسل المدعى عليه خلال الميعاد المتفق عليه بين الطرفين، أو الذي تعينه هيئة التحكيم إلى المدعي وإلى كل واحد من المحكمين؛ جواباً مکتوباً بدفاعه رداً على ما جاء في بيان الدعوى".
موعد تقديم مذكرة الدفاع: يتم تحديد موعد تقديم مذكرة الدفاع وفقاً لاتفاق الطرفين - كأصل عام - أو تقوم هيئة التحكيم بتحديده.
وإذا كانت الهيئة هي التي ستحدد هذا الموعد، يكون ذلك مع مراعاة ظروف الدعوى، وتقدير ما تم تقديمه من بيان الدعوى وحجمه، وكمية المستندات والأدلة التي تحتويها، فتحدد موعداً مناسباً، ويكون عادة بالتشاور مع المدعى عليه أو من يمله، وبشرط إعطاء نفس المهلة للمدعي، حسبما تم بیانه سابقاً عند الحديث عن حق المساواة وحق الدفاع.
وتابعت المادة في ذات الفقرة: "وله أن يضمن جوابه أي طلب متصل بموضوع النزاع، أو أن يتمسك بحق ناشئ منه بقصد الدفع بالمقاصة، وله ذلك ولو في مرحلة لاحقة من الإجراءات إذا رأت هيئة التحكيم أن الظروف تسوغ التأخير".
ثم قررت في الفقرة (3) حق المحتكم ضده في أن يرفق بمذكرة دفاعه صوراً من الوثائق المؤيدة لدفاعه، أو النافية لادعاء المحتكم، مع حق الهيئة في مطالبته بأصول هذه الوثائق.
وكما هو الحال في اشتراط علم الهيئة والمحتكم ضده في استلام بيان الدعوى، فإن على المحتكم ضده تسليم الهيئة والمحتكم نسخة من مذكرة دفاعه ومرفقاتها.
ومن الطبيعي أن يتاح للمدعي فرصة الرد على ما جاء في مذكرة دفاع المحتكم ضده من وقائع وأدلة، مع الاحتفاظ بحق المدعى عليه بالتعقيب، باعتباره آخر من يتكلم.
فإذا لم يقدم المدعى عليه جواباً مكتوباً بدفاعه، وجب على هيئة التحكيم الاستمرار في إجراءات التحكيم، ما لم يتفق الطرفان على غير ذلك (مادة 34، فقرة 2).
مع ملاحظة أن ذلك لا يعتبر إقراراً من المدعى عليه بطلبات المدعي، فلا تستخلص الهيئة من هذا المسلك السلبي من المدعى عليه أنه إقرار منه بطلبات المدعى فتحكم بها.
- نص النظام على نظام الجلسات في التحكيم، فأعطى الطرفين حق استكمال دفاعها، ثم نظام جلسات الرافعة الشفوية، وطريقة تدوین محاضر الجلسات، وحضور الأطراف في دعوى التحكيم.
وهو ما عبرت عنه المادة الثانية والثلاثون من أنه: "لكل من طرفي التحكيم تعديل طلباته - أو أوجه دفاعه . أو استكمالها خلال إجراءات التحكيم، ما لم تقرر هيئة التحكيم عدم قبول ذلك؛ منعاً لتعطيل الفصل في النزاع".
لقد ذكرنا أن حق الدفاع مقدس، فلا تثريب على طرفي التحكيم من استكمال دفاعهما، بعد أن تبادلا المذكرات والتعقيب عليها، ما لم يكن الهدف هو تعطيل التحكيم بالفصل في النزاع.
فقد تستجد وقائع جديدة أو يضع أحد الطرفين يده على أدلة إثبات مهمة في تأييد دعواه، أو يرغب في نقد أو تعقيب على بعض إجراءات الإثبات التي تمت من شهادة الشهود، و أو تقرير الخبير، أو تقرير المعاينة، فحق الدفاع يكفل للأطراف استکال دفاعهم.
وهيئة التحكيم لها سلطة تقديرية لا معقب عليها في قبول أو عدم قبول طلب تعديل أو استكمال الدفاع، بشرط ألا تخل بحق الدفاع. .