جلسات المرافعة الشفهية ليست حتمية في التحكيم التجاري الدولي. وقد فرق القانون النموذجي للتحكيم في موضوع الإجراءات الشفهية والإجراءات الكتابية بوضوح بقوله:
1- تقرر هيئة التحكيم ما إذا كانت ستعقد جلسات مرافعة شفهية لتقديم البينات أو لتقديم الحجج الشفهية، أو إنها ستسير في الإجراءات على أساس المستندات وغيرها من الأدلة المادية، مع مراعاة أي اتفاق مخالف لذلك بين الطرفين غير إنه يجب على هيئة التحكيم، ما لم يتفق الطرفان على عدم عقد أية جلسات لمرافعات شفوية، أن تعقد تلك الجلسات في مرحلة مناسبة من الإجراءات إذا طلب ذلك منها أحد الطرفين.
2- يجب إخطار الطرفين بموعد أي جلسة مرافعة شفهية وأي اجتماع لهيئة التحكيم لغرض معاينة بضائع أو ممتلكات أخرى أو لفحص مستندات، وذلك قبل الانعقاد بوقت كاف.
3- جميع البيانات والمستندات والمعلومات الأخرى التي يقدّمها أحد الطرفين إلى هيئة التحكيم تبلغ إلى الطرف الآخر. ويُبلغ أيضاً إلى الطرفين أي تقرير يضعه خبير أو أي دليل مستندي يمكن أن تعتمد عليه هيئة التحكيم في اتخاذ قرارها. "
في قوانين التحكيم العربية، تنص المادة (۳۳ /۱) من قانون التحكيم المصري على أن تعقد هيئة التحكيم جلسات مرافعة لتمكين كل من الطرفين من شرح موضوع الدعوى وعرض حججه وأدلته ولها الاكتفاء بتقديم المذكرات والوثائق المكتوبة ما لم يتفق الطرفان على غير ذلك.
وهو النص ذاته تقريباً ورد في المادة (۳۲/ (أ) تحكيم أردني والمادة (۱/۳۳) تحكيم سعودي والمادة (۱/۲۹) تحكيم سوري والمادة (۲۳) تحكيم عراقي والمادة (۳۸) تحكيم يمني، إلا أن القانون اليمني جعل جلسات التحكيم وجوبية ولم ينص كباقي القوانين ( ما لم يتفق الطرفان على غير ذلك).
وباستثناء ما نص عليه قانون التحكيم اليمني، فإنه وبموجب ما بينته قوانين التحكيم محل البحث، وعلى خلاف ما هو متبع في قضاء المحاكم ،الرسمية، فإن عقد جلسة أو جلسات مرافعة للتحكيم مسألة جوازية يعود تقديرها لهيئة التحكيم، فلها أن تنظر النزاع في غير جلسات مرافعة وتكتفي بما قدم لها من المذكرات والمستندات والوثائق المكتوبة. لكن في حال أتفق أطراف النزاع على عقد جلسات للمرافعة أو سماع الشهود أو مناقشة تقارير الخبرة، فإن هيئة التحكيم في هذه الحالة تكون ملزمة بعقد هذه الجلسات نزولاً منها لإرادة أطراف الخصومة.
وعندما تقرر هيئة التحكيم عقد جلسة، فإنه يتوجب عليها إخطار طرفي التحكيم بمواعيد الجلسات والاجتماعات التي تقرر هيئة التحكيم عقدها قبل التاريخ الذي تعينه لذلك بوقت كاف تقدره هذه الهيئة حسب الظروف وهو ما تنص عليه المواد (۲۳۳) تحكيم مصري و (۳۲/ ب) تحکیم اردني و (۳۳ /۲) تحكيم سعودي (۱) و (۳۹) تحكيم يمني و (۲/۲۹) تحكيم سوري.
وعندما تخطر هيئة التحكيم الأطراف بموعد انعقاد جلسة التحكيم، فإن هذا الإخطار يجب أن يتضمن يوم وتاريخ وساعة إنعقاد الجلسة ومكان الإنعقاد، وليس لزاماً على الهيئة أن تنقيد بمواعيد التكليف بالحضور المتبع في محاكم الدولة والتي تنص عليها قوانين المرافعات.
وما جرى عليه في الحياة العملية، عند عقد جلسات تحكيم متتابعة، هو أن تتفق هيئة التحكيم مع الأطراف أو ممثليهم في نهاية كل جلسة عن موعد إنعقاد الجلسة القادمة، وإخطار الأطراف بعقد هذا الجلسة يكون فقط للتأكيد أنها ستنعقد في موعدها المحدد سلفاً، أو بتعديل موعد أو مكان الجلسة إذا رأت الهيئة لأي سبب لهذا التعديل أو بناء على طلب أحد الأطراف وموافقة الهيئة على ذلك.
وخلافاً لما يقتضيه الحال بالنسبة لمواعيد إنعقاد جلسات المحاكم الرسمية، فإن هيئة التحكيم يمكنها عقد جلسات التحكيم في أيام الإجازات أو بعد انتهاء مواعيد العمل الرسمي.
لكن في حال قررت هيئة التحكيم عدم عقد جلسات مرافعة، وأن تكتفي بما يقدم إليها من الأطراف من مذكرات ومستندات في غير جلسات، وتخلف أحد الأطراف عن تقديم مذكرة دفاعه أو مستندائه، فلا أثر لهذا التخلف، فتستمر الهيئة في إجراءاتها بنظر النزاع وتصدر حكمها المنهي اللخصومة كلها رغم تخلف أحد الطرفين في تقديم ما يخصه من مذكرات دفاع أو مستندات.
وينص قانون التحكيم المصري بأن تدون خلاصة وقائع كل جلسة تعقدها هيئة التحكيم في محضر تسلم صورة منه إلى كل من الطرفين ما لم يتفقا على غير ذلك.
قانون التحكيم الأردني أوجب بأن تدون وقائع كل جلسة تعقدها هيئة التحكيم في محضر تسلم صورة منه إلى كل من الطرفين.
ويظهر الفارق بين النصين أن القانون المصري أشار إلى أن تدون (خلاصة وقائع كل جلسة) في حين نص القانون الأردني على أن تدون (وقائع كل جلسة مما يعني أن على هيئة التحكيم أن تعد مضبطة لكل الوقائع والتفاصيل التي تجري أثناء كل جلسة.
وقد جرى العمل في التحكيم التجاري على أن يتضمن المحضر بيان لمكان وتاريخ إنعقاد الجلسة وإثبات الحضور أعضاء هيئة التحكيم والأطراف أو ممثليهم والإشارة للخبراء والشهود، وما تم تقديمه في الجلسة من مذكرات ومستندات أو ما طرحه الأطراف شفاهة في الجلسة، ويكتفى بتدوين خلاصة للأقوال التي تمت في الجلسة وعلى وجه التحديد التي لها أثر في القضية ويختتم المحضر بذكر القرارات المتخذة في الجلسة وإن لزم الأمر ذكر موعد الجلسة القادمة.
أما نظام التحكيم السعودي فقد نص على أن تدون هيئة التحكيم خلاصة ما يدور في الجلسة في تحضر يوقعه الشهود أو الخبراء والحاضرون من الطرفين، أو وكلاؤهم، وأعضاء هيئة التحكيم وتسلّم صورة منه إلى كل من الطرفين، ما لم يتفق طرفا التحكيم على غير ذلك.
والاشتراط هنا بأن يوقع على محاضر جلسات التحكيم أطراف النزاع أو وكلاؤهم إلى جانب الهيئة، باعتقادنا سيكون مدخلاً لأي طرف لعرقلة إجراءات التحكيم من خلال رفضه التوقيع على محاضر جلسات التحكيم، وكان من الأنسب النص على أن توقع هذه المحاضر من قبل هيئة التحكيم وتسلّم صورة منها إلى كُل من الطرفين، لأن توقيع الأطراف على محاضر الجلسات ليس ضرورياً وهو حجة عليهم حتى لو كانوا غير موقعين عليها ..
وهذا الاشتراط الذي نص عليه نظام التحكيم السعودي ورد أيضاً في قانون التحكيم السوري، الذي قضى بأن تدون وقائع جلسات التحكيم بمحضر يوقع عليه أعضاء هيئة التحكيم وطرفا التحكيم الحاضران أو وكلاؤهم وتسلم صورة منه إلى كل من الطرفين ما لم يتفقا على غير ذلك.
