على الرغم من أن قوانين التحكيم محل البحث لا تشير إلى مسألة الجلسة التمهيدية التي تعقدها الهيئة مع الأطراف المحتكمة، إلا أن مثل هذه الجلسة صارت تتم في الحياة العملية، وخاصة في التحكيم التجاري الدولي، وتحرص هيئة التحكيم بعد استكمال تشكيلها على انعقادها بحضور الأطراف أو من يمثلهم وذلك تحسباً لأي مفاجأة تحدث أثناء الإجراءات.
وعادة يسبق الجلسة التمهيدية جلسة منفردة لهيئة التحكيم والغرض منها التعارف وتبادل الرؤى حول تنظيم إجراءات التحكيم . . . وإذا لم يكن التحكيم مؤسسياً، فيبحث في الجلسة المنفردة موضوع الأتعاب ونفقات التحكيم قبل مناقشته مع الأطراف في الجلسة التمهيدية. وفي الغالب تتطرق الجلسة التمهيدية هذه إلى عدد من المسائل التي يتم تناولها، ومن بينها على سبيل المثال:
البيانات الكاملة لكل طرف، واسم محاميه أو ممثله القانوني وعنوانه بما في ذلك أرقام تليفوناته والفاكس والبريد الإلكتروني.
أسماء وألقاب وصفات وعناوين المحكمين وجنسياتهم.
القانون الإجرائي الواجب تطبيقه والقانون الواجب تطبيقه على موضوع النزاع، حتى وإن كان الطرفان قد حدد اهما من قبل.
مكان ولغة التحكيم.
مواعيد انعقاد جلسات التحكيم لنظر النزاع. مواعيد تقديم عريضة الدعوى ومذكرة الدفاع والتعقيب والرد عليه والمستندات والحجج المؤيدة لما يدعيه كل طرف.
ما يتصل بالأمور الوقتية أو التحفظية.
مسألة الخبرة والشهود.
تحديد مدة التحكيم وكيفية تمديدها إن تطلب الأمر.
والهدف من الجلسة التمهيدية هو أن يجري التوافق بين الأطراف على هذه المسائل . . . والأمور التي لا يتوافقون عليها يصبح حسمها من اختصاص هيئة التحكيم.
وكل ما يتم الاتفاق عليه في هذه الجلسة يتم تدوينه في محضر يوقع عليه الأطراف أو ممثلوهم القانونيون وكذا هيئة التحكيم، وهو ما يطلق عليه بالوثيقة المنظمة للتحكيم.
على أنه تقتضي الإشارة إلى أن غياب هذه الوثيقة أو عدم التوقيع عليها من قبل الأطراف أو أحدهم عند تحريرها ، لا يمنع هيئة التحكيم من السير في إجراءات التحكيم وإصدار الحكم استناداً إلى اتفاق التحكيم. وعلى العكس من ذلك فإن وجود هذه الوثيقة لا يلغي اتفاق التحكيم السابق بين الأطراف على اعتبار أن العملية التحكيمية برمتها تقوم على شرط أو مشارطة التحكيم.
